KI im Wissensmanagement wird meist als Suchproblem erklärt – dabei ist es ein Meeting-Problem. Stell Dir vor, Du könntest jederzeit ein Meeting einberufen. Mit genau den Abteilungen, die Du gerade brauchst. Alle sind sofort da, alle haben ihre Unterlagen dabei, und niemand ist im Urlaub. Du stellst Deine Frage in die Runde. Der Vertrieb erinnert sich an das Telefonat vom März. Die Vertragsabteilung legt die Klausel daneben. Der Einkauf ergänzt, was der Lieferant damals zugesagt hat.
Nach einer Minute weißt Du, woran Du bist – und hast einen Entwurf für die Antwort auf dem Tisch. Genau das leistet der WISSENS mAker: das Ergebnis des Meetings, nur ohne die vier Kalender, ohne die zwei Wochen Vorlauf und ohne die neunzig Minuten, die niemand hat.
Eine Suche findet Dokumente. Ein Meeting bringt Menschen zusammen, die aus verschiedenen Dokumenten eine gemeinsame Antwort formen. Der Unterschied liegt nicht im Finden, sondern im Zusammenführen – und genau dort steckt die Arbeit, die in Deinem Unternehmen heute Wochen kosten kann.
Der Vergleich mit dem Meeting hinkt an keiner Stelle, an der es darauf ankommt. Die Kolleginnen und Kollegen sitzen tatsächlich mit am Tisch – nur eben als das, was sie in eine Besprechung mitgebracht hätten: alte Angebote, Vertragsstände, E-Mail-Verläufe, Protokolle, Teams-Unterhaltungen.
Eine Frage, wie sie in jedem Unternehmen täglich fällt. Und ein gutes Beispiel dafür, warum sie so viel Zeit frisst.
Du fragst den Vertrieb, ob er sich erinnert – der ist aber gerade bei einem Kunden, Du musst ihn später nochmal erreichen. Du bittest die Vertragsabteilung um den aktuellen Stand, die sucht erst einmal im Ablagesystem. Du fragst den Einkauf nach der Lieferantenzusage, der fragt beim Lieferanten nach. Dann suchst Du einen Termin, an dem alle drei können. Vier Kalender, neunzig Minuten – und ein Ergebnis, das niemand protokolliert.
Du stellst die Frage im Chat, in normaler Sprache, so wie Du sie auch im Meeting gestellt hättest. Der mAker durchsucht alle Quellen, die Du freigegeben hast, und liefert eine zusammengeführte Antwort mit Angabe der Fundstellen. Auf Wunsch entsteht daraus direkt ein Angebots- oder E-Mail-Entwurf. Ein Chatfenster, kein Termin – und alles bleibt nachvollziehbar.
Woraus die Antwort in diesem Fall entsteht:
Das Ergebnis ist keine Trefferliste, sondern eine Auskunft: Wann worüber gesprochen wurde, was zugesagt wurde, welche Klausel abweicht – und an welcher Stelle eine interne Rückmeldung im Angebot bisher noch gar nicht abgebildet ist. Genau dieser letzte Punkt ist der, den ein Mensch beim Zusammensuchen am ehesten übersieht.
Der zweite Schritt ist der eigentlich wertvolle. Aus derselben Antwort baut der mAker auf Zuruf ein vollständiges Dokument – zusammengesetzt aus Bausteinen, die im Unternehmen längst existieren. Was nirgends belegt ist, wird nicht erfunden, sondern als offene Stelle markiert.
Der mAker verschickt nichts. Er legt Dir einen Entwurf auf den Tisch – so, wie es ein Kollege täte. Du liest gegen, änderst, gibst frei.
Das Beispiel „Firma Müller“ ist frei erfunden und dient nur der Veranschaulichung.
Er weiß nichts, was Du ihm nicht gezeigt hast. Das ist der wichtigste Satz zu diesem Thema. Der WISSENS mAker greift ausschließlich auf Quellen zu, die Du freigibst. Kein Zugriff entsteht von selbst, kein Ordner wird „mitgenommen“. Was Du nicht freigibst, existiert für ihn nicht. In drei Schritten:
In jedem Betrieb heißt dasselbe Ding je nach Abteilung anders. Genau daran scheitert jede klassische Suche. Der Meister sagt Anlage, der Vertrieb sagt Maschine, im Vertrag steht Liefergegenstand. Eine Stichwortsuche findet nur, was Du wörtlich eintippst.
Der WISSENS mAker vergleicht dagegen Bedeutungen. Er erkennt, dass Garantie, Gewährleistung und Sachmängelhaftung zusammengehören – und dass die Frage „Wie lange haften wir eigentlich?“ genau darauf zielt. Für Dich heißt das: Du musst nicht mehr erraten, welches Wort im Dokument steht.
Dieser Satz fällt in fast jedem Erstgespräch – und er ist der Grund, warum so viele Vorhaben nie beginnen. Unternehmenswissen liegt selten sauber in Datenbanken. Es steckt in eingescannten Verträgen, in Präsentationen, in Protokollen, in gewachsenen Excel-Tabellen mit verbundenen Zellen, in E-Mail-Verläufen. Fachlich heißt das unstrukturierte Daten.
mAikit setzt auf CALC-AI: eine Technologie, die genau diese Inhalte – Mails, PDFs, Notizen, Scans – zuerst sauber aufbereitet und strukturiert, bevor die KI antwortet. Du musst also nicht erst aufräumen, um anfangen zu können. Du fängst mit dem an, was da ist.
Das gilt auch für das Gesprochene: Besprechungstranskripte kannst Du hochladen und zusammenfassen lassen. Damit wird auffindbar, was sonst nach neunzig Minuten Videokonferenz in niemandes Notizen landet.
Das Verbindende: Fünf Felder, eine Wissensbasis. Du pflegst nichts doppelt – und keine Abteilung arbeitet mit einem anderen Stand.
Kundenservice. Eine Reklamation kommt herein, und niemand weiß, wie der gleiche Fall vor zwei Jahren gelöst wurde. Der mAker findet den alten Vorgang, benennt die damals gewährte Kulanz, weist auf die inzwischen geänderte Garantiebedingung hin – und legt einen Antwortentwurf daneben, der beides berücksichtigt. Der Innendienst antwortet einheitlich zur bisherigen Praxis, statt aus dem Bauch heraus.
Wissenssicherung. Ein Meister geht in Rente. Vierzig Jahre Erfahrung, davon vieles nur in seinem Kopf. Der mAker zieht Handbuch, Wartungsprotokolle, E-Mails und hochgeladene Transkripte zusammen und erstellt eine geordnete Übersicht – samt der Stellen, an denen die Dokumentation Lücken hat. Ihr wisst, was Ihr habt. Und vor allem, was Ihr nicht habt – rechtzeitig, um noch nachzufragen.
Ein Kapitel, das in Produktbroschüren selten vorkommt. Wir halten es für das wichtigste.
Warum das kein Rückschritt ist: Ein System, das eigenständig Angebote verschickt, wäre schneller. Es wäre auch das erste, das Ihr wieder abschaltet, sobald ein falscher Preis beim Kunden landet. Was Dein Unternehmen verlässt, hat ein Mensch geprüft. Diese Verantwortung lässt sich nicht an eine Software abgeben, und wir versuchen es auch nicht.
Das ist die zweite Frage, die jeder Geschäftsführer stellt – direkt nach der Datenschutzfrage. Die Sorge dahinter ist berechtigt: Wenn alles Firmenwissen ansprechbar wird, sieht dann der Praktikant die Gehaltsliste? Die Antwort ist nein, und zwar aus zwei Gründen.
Freigaben legst Du fest. Welche Bereiche überhaupt Teil der Wissensbasis werden, entscheidest Du – nicht der Anbieter und nicht der Zufall. Personalordner, Geschäftsführungsablagen oder Vertragsverhandlungen bleiben außen vor, wenn Du sie nicht freigibst.
Bestehende Rechte werden übernommen. Berechtigungen aus den angebundenen Systemen können automatisch übernommen werden. Wer in SharePoint keinen Zugriff auf einen Bereich hat, bekommt über mAikit auch keine Antworten daraus. Ihr müsst kein zweites Rechtekonzept pflegen.
Ein praktischer Nebeneffekt: Viele Unternehmen stellen bei der Einführung fest, dass ihre gewachsenen Berechtigungen nicht mehr zu ihrer Organisation passen. Das ist unbequem, aber nützlich – und es fällt lieber jetzt auf als beim nächsten Audit.
Ausführlich behandeln wir das an anderer Stelle – hier nur das Wesentliche. Hinter der Anwendung steht die QLero GmbH in Grünwald bei München, inhabergeführt und ohne US-Muttergesellschaft. Zum Einsatz kommen ausschließlich europäische Sprachmodelle, gehostet wird bei IONOS, einem deutschen Unternehmen mit deutschen Rechenzentren. Deine Unternehmensinhalte werden nicht zum Training öffentlicher Modelle verwendet, die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform inklusive Auftragsverarbeitungsvertrag.
Warum der Satz „Unsere Server stehen in Deutschland“ allein nicht genügt – und warum das für Dich eine Haftungsfrage ist – steht ausführlich in unserem Handout „Die Fragen, die Dir kein KI-Anbieter freiwillig beantwortet“ sowie in unserem Überblick zur digitalen Compliance.
Ab 25 Euro pro Lizenz und Monat, voller Funktionsumfang, jederzeit kündbar. Der Einstieg sind sieben Tage kostenlos – vorab und ohne Verpflichtung, mit echten Inhalten statt mit Demodaten. Wir sagen rechtzeitig vor Ablauf Bescheid, ohne Überraschungen auf der Rechnung. Ab zehn Lizenzen richten wir alles zentral ein: alle Zugänge, Staffelpreis, Kauf auf Rechnung, ab zwölf Monaten Laufzeit.
Zum Vergleich: Eine einzige Stunde, die eine Fachkraft mit Suchen verbringt, kostet Euch mehr als eine Monatslizenz. Die Rechnung geht nicht auf, weil mAikit günstig ist – sondern weil Suchen so teuer ist.
Du musst keine Entscheidung über die KI-Strategie Deines Unternehmens treffen. Du musst nur herausfinden, ob eine einzige Frage aus Deinem Alltag damit schneller beantwortet wird als bisher. Lizenz holen, mindestens eine Wissensquelle verbinden, eine echte Frage stellen. Mehr braucht es nicht.
Du willst wissen, wie sich das im Alltag anfühlt? Teste mAikit 7 Tage kostenlos – ohne Risiko, ohne Kleingedrucktes.
Stand: Juli 2026. Alle Angaben ohne Gewähr.